Číselné řady faktur

Každá vydaná faktura patří právě do jedné číselné řady. Řada určuje, jak číslo faktury vypadá a kdy se pořadové číslo vrací na jedničku. Řady najdete v menu Nastavení → Číselné řady, nebo přes odkaz Nastavení → Číselné řady.

Každý účet má výchozí řadu Faktury s čísly ve tvaru 000042-2026. Další řady se hodí, když fakturujete z několika míst – například prodejna a rozvoz – a chcete, aby každé místo mělo svá čísla.

Seznam řad

V tabulce je u každé řady její Název, Formát čísla, Příští číslo, kdy začíná Číslování od 1 (každý měsíc, každý rok, nikdy) a kolik faktur už v aktuálním období vydala ze své kapacity (Vydáno / kapacita). Výchozí řada má štítek Výchozí.

Řady zálohových faktur, dobropisů, PayMe, nabídek a objednávek jsou v rozbalovacím panelu Řady ostatních dokladů. Zatím je nelze upravovat, ale počítají se do kontroly překrývání (viz níže).

Založení řady

1. Klikněte na Nová řada.
2. Vyplňte Název, například Prodejna.
3. Formát čísla sestavte na záložce Sestavit:
   • Formát čísla roku – čtyřmístný rok, dvoumístný, nebo Nechci,
   • Číslo měsíce – Ano znamená, že se pořadí každý měsíc vrací na jedničku,
   • Pořadové číslo – Na začátku nebo Na konci čísla,
   • Počet faktur měsíčně (ročně, celkem) – kolik míst má pořadové číslo,
   • Oddělovník – pomlčka mezi částmi čísla, nebo žádný,
   • Předpona – text na začátek čísla, například PR nebo 1.
4. Nahoře okna hned vidíte, jak bude vypadat první a poslední číslo a jaký Variabilní symbol z něj vznikne.
5. Uložte tlačítkem Uložit.

Když vám sestavení nestačí, přepněte na Nastavit ručně a formát napište sami. Tlačítky pod polem vložíte části čísla:

Ostatní znaky se opíší, takže například PR{YY}{MM}-{NNNN} dává PR2610-0001. Formát s měsícem musí obsahovat i rok.

Variabilní symbol a překrývání řad

Variabilní symbol faktury tvoří číslice jejího čísla (písmena a oddělovače se vynechají). Proto má číslo faktury nejvýš 10 číslic – víc jich variabilní symbol nepojme.

Variabilní symbol musí být v celém účtu jedinečný, jinak by banka nepoznala, ke které faktuře platba patří. Simbila proto nedovolí uložit řadu, která by někdy vydala stejné číslo nebo stejný variabilní symbol jako jiná řada, a v okně ukáže konkrétní příklad. Na nulách na začátku nezáleží – banka je nebere v úvahu, takže 0001262026 a 1262026 jsou pro ni stejný symbol.

Z toho plyne:

• Řady se musí lišit číslicemi, nestačí jim různá písmena. PR{YY}{NNNN} a RZ{YY}{NNNN} by měly stejné variabilní symboly; 1{YY}{NNNN} a 2{YY}{NNNN} ne.
• Kapacita řady je pevná. Když se řada potká s jinou jen u vysokých pořadových čísel, dostane kapacitu jen do tohoto bodu – v okně uvidíte, kolik faktur pojme. Po zaplnění už z řady faktura nevznikne, dokud ji nerozšíříte.
• Uvolnit místo. Když nové řadě brání jiná řada, která zatím vydala jen málo čísel, okno nabídne Uvolnit místo – snížit kapacitu té řady tak, aby se nepotkaly. Vidíte přitom, kolik faktur bude pojímat a kolik už vydala.

Úprava, výchozí řada a archivace

U řady klikněte na tužku. Změněný formát platí od příští faktury, vydané faktury si ponechají svá čísla. Číslování pokračuje tam, kde skončilo.

Příští pořadové číslo použijete, když přecházíte z jiného programu uprostřed roku: zadejte číslo, kterým má řada pokračovat. Nižší než už vydané zadat nejde.

Zaškrtnutím Výchozí řada pro nové faktury se řada nabídne u každé nové faktury. Řadu, kterou už nechcete používat, archivujte – nebude se nabízet, ale vydané faktury do ní dál patří. Řadu, kterou používá pravidelná faktura, archivovat nejde; nejdřív pravidelné faktuře nastavte jinou řadu. Smazat jde jen řada, ze které ještě nevznikl žádný doklad.

Řada na faktuře

Když má účet víc řad, je ve formuláři faktury pole Číselná řada (u zálohové faktury Vyúčtovat do řady – do ní půjde faktura po zaplacení zálohy). Po změně řady nebo data vystavení se navrhne nové číslo. O měsíci a roku v čísle rozhoduje datum vystavení.

V seznamu faktur přibude sloupec a filtr Číselná řada. Řadu nastavíte i u pravidelné faktury; faktury z ní pak vznikají v této řadě.

Když smažete poslední vydanou fakturu řady, její číslo se uvolní a dostane ho další faktura. Číslo smazané faktury uprostřed řady se znovu nepoužije – řada pokračuje od nejvyššího vydaného čísla.